Универсальное согласование

Суть решения

Данная подсистема обладает следующими возможностями:

  • Централизованное хранение фиксированного перечня согласующих лиц в определенной последовательности для любого вида или подвида документа.
  • Установка перечня согласующих лиц для каждого документа в отдельности с опциональной возможностью установки фиксированных согласующих лиц для каждого вида документа.
  • Установка сроков согласования, контроль сроков и статусов в процессе согласования.
  • Последовательный процесс согласования документов с возвратом к инициатору на корректировку и формированием нового цикла согласования.
  • Блокировка от редактирования документов в процессе согласования документов.
  • Предварительное согласование для подготовки документов всеми участниками процесса с одновременной работой через Office Web Apps и обсуждением документа при согласовании.
  • Настройка замещения на процесс согласования документов.

Составляющие решения

Составляющие решения

Общее описание процесса согласования
Определение и подборка перечня документов инициатором, которые необходимо отправить на согласование и отправка документов на согласование. При регистрации карточки согласования, инициатору необходимо заполнить обязательные атрибуты, убедиться, что к карточке приложены все необходимые документы и отправить документы на согласование. Если на карточке согласование отмечено, что необходимо Предварительное согласование/Обсуждение, документ переходит на стадию предварительного согласования. На данной стадии все заинтересованные лица могут совместно вносить правки в тело документов в режиме рецензирования через Office Web Apps, а также обсуждать документы с помощью универсальных обсуждений на карточке согласования. После завершения стадии предварительного согласования/обсуждения, инициатор принимает решение о запуске процесса на последовательное согласование, где каждое согласующее лицо должно согласовать или отклонить согласование документа.
Заполнение карточки согласования

На карточке согласования инициатору необходимо выбрать предопределенный маршрут согласования для выбранного документа, комплекта документов или типа документов. Предопределенный маршрут содержит в себе настроенную последовательность обязательных согласующих лиц, которые должны согласовать документ. Данные последовательности предварительно определяет функциональный администратор решения. Также инициатор имеет возможность добавить согласующих лиц, которые должны согласовать документ дополнительно. После выбора маршрута и дополнительных согласующих лиц, цепочка согласования формируется в первую очередь из выбранных дополнительных согласующих лиц, далее заполняется обязательными согласующими лицами в указанной в маршруте последовательности. Удаление обязательных согласующих лиц, равно как и изменение последовательности обязательных согласующих лиц инициатором не допускается.

Также инициатор может определить необходимо предварительного согласования документа или же документ/комплект документов может быть сразу отправлен на последовательное согласование.

Предварительное согласование/Обсуждение

На этапе подготовки документа допустима возможность всем согласующим лицам вносить изменения в документ, оставлять свои комментарии по возможности. Для этих целей использовать последовательный процесс является некорректным. Для обеспечения быстрой подготовки документа предусмотрен процесс обсуждения всеми согласующими лицами непосредственно на карточке согласования с возможностью внесения изменений непосредственно в согласуемые документы через Office Web Apps или клиенты Desktop. Стоит помнить, что не все приложения поддерживают одновременное внесение изменений несколькими пользователями. Изменения в офисные документы возможно вносить в режиме рецензирования с целью дальнейшей простоты инициатору сведения конечной версии документа.

В случае других форматов документов, отличных от MS Office, совместная работа производится за счет механизмов блокировки редактируемых документов (check in / check out) и последовательным внесением правок.

Когда инициатор принимает решение о готовности документа к последовательному согласованию, процесс предварительного согласования завершается и документ отправляется на последовательное согласование.

Последовательное согласование

Каждое согласующее лицо, определенное в карточке согласования, последовательно получает задания на согласование документа/комплекта документов, где согласующему лицу необходимо выбрать один из нескольких вариантов завершения (Согласовано/Не согласовано).

При выборе варианта “Согласовано”, согласующее лицо дает полное согласие по данному документу, ставя виртуальную визу на данные документы. На основании данной информации будет сформирован лист согласования. Далее согласование переходит на следующий шаг. Если доступно следующее согласующее лицо, данный сотрудник получит задачу на согласование. Если же текущее согласующее лицо было последним и определено подписывающее лицо в маршруте согласования, документ поступит определенному в маршруте сотруднику на подписание. Следующим этапом является принятие документа в архив, если на карточке маршрута определен сотрудник архива.

Если же согласующее лицо выбирает вариант “Отклонено”, сотрудник должен обязательно заполнить комментарий и согласование вернется к инициатору на внесение изменений в документ. После внесения изменения инициатором, согласование начинается с первого этапа – первого согласующего лица или же с предварительного согласования, если в этом есть необходимость.

Итогом должен стать документ/комплект документов, на котором все согласующие лица установили признак “Согласовано”.

Внесение изменений на этапе последовательного согласования не допускается ни один из участников процесса, кроме администратора система. Внесение изменение возможно только на этапе внесения корректировок инициатором, если одно из согласующих лиц вернуло документ на корректировку.

По одному документу допускается только один процесс согласования. Если документ уже находится на согласовании или был согласован, повторный процесс согласования запустить невозможно.

Замещение сотрудников

Для обеспечения непрерывности процесса согласования в связи с отсутствием участников процесса используется механизм замещения пользователей.

При активировании режима замещения происходит:

  • Задачи согласования формируются процессом так же, как и в штатном режиме, т.е. на участника, который определен в маршруте согласования, но при этом по такой задаче производится уведомление замещающему.
  • Замещающий может выполнять действия от лица замещаемого, при этом в истории рабочего процесса и задачах штатными средствами SharePoint фиксируется «Замещающий сотрудник выполнил за Замещаемого сотрудника». Т.е. в системе остается информация о том, кому действительно изначально предназначалось задача и кто ее выполнил в рамках замещения. При этом, если задача является важной для замещаемого и у него появляется технологическая возможность принять участие в процессе (например, удаленный доступ), такая возможность остается.

Участника процесса замещает только тот пользователь, который установлен как текущий замещающий. Если замещающий так же отсутствует и у него установлен, в свою очередь, другой замещающий, то такое замещение не обрабатывается.

При возникновении ситуации, когда заместитель недоступен, администратор системы по распоряжению выставляет другого замещающего в случае такой необходимости.

Печатная форма «Лист согласования»

Лист согласования генерируется на основании шаблона в виде печатной формы.

Основное предназначение листа согласования заключается в том, чтобы вывести на печать основную информацию по документу (карточку) и табличную часть с указанием перечня согласующих лиц, согласовавших за них сотрудников, даты согласования и комментария, если он был.

Печатная форма «Отчет о согласовании»

Отчет о согласовании генерируется на основании шаблона в виде печатной формы.

Основное предназначение отчета о согласовании является получить информацию о ходе согласования документа/комплекта документов и определить у кого сейчас находится документ на согласовании.

Уведомления в рамках процесса

В рамках процесса согласования производятся уведомления о событиях на электронную почту участников процесса. Уведомления в рамках процесса типизированы и носят информативный характер с основной целью уведомить о событии и быстро перейти к учетному элементу в системе, таким как карточка согласования, карточка задачи. Допускается изменение шаблонов отображения уведомлений.

Уведомления на почту являются информативными и не влияют на процесс. Участник, получивший уведомление, не может принять решение о согласовании путем ответа на email уведомление.

Уведомления поступают согласующим лицам в момент отправки документов на предварительное согласование или при поступлении на последовательное согласование согласующему лицу, инициатору о необходимости внесения корректировок, другим участникам процесса в соответствии с настройками в карточке соответствующего маршрута.

Разграничение прав доступа

На создаваемые документы и связанные с ним данные формируются уникальные права доступа, позволяющие работать с документами только участникам процесса.

Сотрудники, не являющиеся участниками процесса конкретного документа/комплекта документов, доступ к просмотру и редактированию карточек документов и связанных данных не имеют, если данные права не были выданы на данные документы другими средствами.

Уникальные права так же распространяются на задачи пользователей, задачи доступны на редактирование тем, на кого они сформированы и, по необходимости, наблюдателям на просмотр.

Администраторам системы доступны все данные.

Разграничение прав доступа предполагает штатные возможности прав доступа SharePoint – прекращение наследования прав и уникальные разрешения.

Выдача прав производятся программным образом логикой рабочего процесса и обработчиками событий, в зависимости от особенностей технологической реализации.

Результаты внедрения

  • Сокращение сроков согласования.
  • Снижение затрат на распечатку и ксерокопирование документов.
  • Облегчение работы с версиями документов.
  • Обеспечение прозрачности процедуры согласования.
  • Систематизация и структуризация работы сотрудников компании.
  • Экономия рабочего времени на поиск необходимой информации.
  • Увеличение контроля и управляемости.

Архитектура

В основе данного решения лежит платформа Microsoft SharePoint 2013 / Online, компоненты коробочного решения реализованы с использованием совместимых и современных технологий клиентской разработки для поддержания совместимости со всеми редакциями платформы SharePoint 2013.

Сроки и стоимость внедрения

  • Коробочный продукт (без внедрения, установка малой фермы SharePoint и разворачиванием решения) – 250 000 руб.
  • Пилотный проект (внедрение решения с настройкой системы под Заказчика и минимальными изменениями функционала): от 2-3 недель, от 450 000 руб.
  • Проект: от 4-5 недель, от 810 000 руб.
Примеры интерфейсов:
В "двух словах"
Подсистема согласования документов в электронном виде, позволяющая отправлять на согласование любой перечень набираемых документов по заранее подготовленным маршрутам согласования, добавлением дополнительных согласующих лиц и массовой подготовкой документов на этапе предварительного согласования.
Для кого создано
  • Средние и крупные компании
  • Служба персонала
  • Служба ИТ
  • Руководство компании и топ-менеджмент
  • Владельцы бизнеса
Сценарии работы
  • Согласование договоров
  • Согласование платежей
  • Согласование комплектов документов
Инфраструктура

Серверные продукты:

  • Microsoft Windows Server 2012 R2 (или выше)
  • Microsoft SQL Server 2012 (или выше)
  • Microsoft SharePoint Server 2016/2013

или:

  • Office 365 (SharePoint Online)
  • Azure (под проект)
Обратная связь