Профилирующие вопросы при автоматизации бюджетирования и казначейства
Вы собираетесь внедрить у себя автоматизированный процесс бюджетирования и казначейства? Мы рекомендуем Вам ответить себе на следующие вопросы. Это может помочь в позиционировании системы и формаровании ожиданий.
Вопросы для владельцев бизнеса
- Оперативно ли Вам предоставляют сводки по состоянию бюджета в отчетный период?
- Оперативно ли Вам предоставляют сводки по состоянию бюджета по запросу в произвольный момент времени?
- Уверены ли Вы, что информация из отчетов актуальная на момент анализа ситуации? Учитывает ли предоставляемая информация еще не закрытый период?
- Позволяет ли информация из отчетов быстро принимать решение без дополнительных уточняющих запросов и комментариев со стороны финансовых служб?
- Хотите ли Вы самостоятельно получать в любой момент времени актуальную сводку по состоянию бюджета с возможностью увидеть общую картину происходящего и только по необходимости углубиться в детали?
Вопросы к ответственным за процессы бюджетирования
- Есть ли у Вас потребность в планировании, отслеживании исполнения бюджета организации и контроле лимитов (остатков) по бюджету?
- Как на текущий момент происходит планирование бюджета?
- Необходимо ли предоставление владельцам компании отчетности по планово-фактическому состоянию бюджета? Как часто? Сколько в среднем времени уходит на формирование подобных отчетов? На сколько сильно Вы считаете информации из таких отчетов достоверной?
- Используется ли у Вас консолидация бюджетов по различным ЦФО (центры финансовой ответственности)?
- Есть ли уверенность у сотрудников ПЭО (планово-экономический отдел или его аналог) в том, что у них всегда в наличии актуальная и полная версия по бюджету организации? ЦФО? Подразделений? Статьям затрат?
- Возможно ли на текущий момент оперативно получать значение фактического остатка по тому или иному разрезу бюджета? Есть ли уверенность, что в фактических остатках учтены еще не оплаченные, но согласующиеся в данный момент платежи?
- Каким образом в Вашей организации сейчас происходит оформление заявок на оплату счетов или финансовых запросов?
- Все ли заинтересованные лица в рамках заявки принимают решение в процессе согласование оплаты?
- Часто ли в ходе согласования оказывается, что оплата планировалась по разрезу бюджета, где по факту уже фактические затраты приблизились к порогу плановых?
- Часто ли возникает ситуация, что в процессе согласования или уже оплаты недостаточно информации, в рамках чего (плановые статьи бюджета) необходимо произвести платеж?
- Задаются ли инициаторы заявок (платежей), контактирующие с контрагентами, где на текущий момент находится заявка на оплату? Известно ли инициатору, к кому обратиться за данной информацией?
Что дальше? Свяжитесь с нами и поделитесь Вашими рассуждениями, совместно, мы сможем решить Ваши задачи.
